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Concept

Le projet, initié en 2018 à l’association découvrir, consiste dans le développement d’un système informatique pour les associations genevoises ayant des besoins similaires et a pour objectifs :

  • Réduire les coûts liés à l’informatique de chaque association en développant en commun et en même temps un logiciel unique. Sur le marché, il n'existe pas de logiciel qui soit suffisamment bien adapté aux besoins des associations dans le domaine de l’action sociale. Les produits existants sont trop complexes et trop chers par rapport aux exigences des associations. Celles-ci sont par conséquent contraintes à devoir développer un système sur mesure. La réalisation en commun permet de réduire les coûts de développement de manière significative par rapport à ceux d’un système sur mesure pour une seule association.

  • Moderniser les systèmes informatiques des associations, en mettant en œuvre des technologies récentes qui permettent, contrairement à d'anciennes technologies comme Access, l'interconnexion avec des services internet comme l'email (gestion des mailings groupés), les banques (importation des paiements), la poste (vérification des adresses postales), la téléphonie (envoi d’SMS). L’interconnexion avec les services sur internet est devenue aujourd’hui une nécessité et le sera certainement encore plus à l’avenir. Les technologies utilisées permettent également une expérience utilisateur plus confortable ainsi que l’accès à distance et sur les appareils mobiles.

  • Partage des bonnes pratiques en matière de gestion informatique entre les associations grâce à la participation dans le projet de plusieurs d'entre elles. 

Le logiciel est déjà utilisé à l'association découvrir, remplaçant avec succès l'ancien système Access (pour plus détails lisez le retour d'expérience de l'utilisation du système dans cette association). Trois autres associations, Voie F, Camarada et l’Ecole de parents ont rejoint le projet en 2020. Des nouvelles fonctionnalités sont en cours de développement afin de compléter la mise en œuvre du logiciel dans ces associations. Nous envisageons d’inclure d’ici fin 2021 d’autres associations dans ce projet de développement en commun.

Fonctionnalités


Le Journal d’association rassemble les données principales du cœur de métier et fournit les fonctionnalités nécessaires pour les exploiter.

La vue « Résumé » rassemble toutes les informations concernant un-e participant-e: données personnelles et journalisation des activités.

Gérer les données personnelles des bénéficiaires de vos services.


Coordonnées, parcours professionnel, enfants, etc. Profils reliés automatiquement à vos outils d’email et agenda et organisés avec des libellés.

Le Journal d’association vous permet de garder dans un seul endroit les données personnelles des bénéficiaires : coordonnées, emails, origine, permis, situation familiale, enfants, parcours professionnel, compétences, etc. Vous trouverez automatiquement ces données dans votre outil d’email grâce à l'intégration avec vos outils d'email et agenda (Google, Mailchimp, etc.).

La classification des formations et des métiers est réalisée avec des standards européens (C.I.T.E. et R.O.M.E.) afin de vous aider à exploiter efficacement les informations sur le parcours professionnel de vos bénéficiaires.

Réunir dans un seul endroit les données sur vos bénéficiaires vous permet de :

  • Trouver et partager aisément les informations avec vos employé-e-s en enregistrant le suivi des actions réalisées avec vos bénéficiaires
  • Inclure les actions entreprises avec vos bénéficiaires dans les statistiques
  • Faciliter l’envoi des emails groupés ou des newsletters
  • Vérification automatique de la validité des emails ainsi que des adresses postales suisses
  • Envoi aisé d’SMS directement à partir du Journal
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Gérer des listes des bénéficiaires pour divers usages.


Oubliez Excel. Accédez à toutes les données avec un simple clic. Sélectionnez vos bénéficiaires selon de nombreux critères et ajoutez-les aisément dans des listes.

Travailler avec des listes des bénéficiaires directement dans le Journal vous permet de vous passer des nombreux documents Excel ou Word. Les listes dans le Journal sont plus efficaces, car avec un simple clic vous avez accès à toutes les informations nécessaires.

Les listes peuvent servir par exemple à :

  • Garder une liste de bénéficiaires avec un certain profil (professionnel, psychologique, etc.)
  • Préparer une liste de candidats pour un cours, une formation ou un évènement
  • Préparer une liste de candidats pour une offre d’emploi

Vous pouvez organiser vos listes avec un ou plusieurs libellés que vous créez selon vos besoins. Vous trouverez automatiquement ces libellés également dans vos outils d’email (Gmail, Mailchimp, etc.) afin d’envoyer facilement des emails groupés à tous les bénéficiaires d’une liste.

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Création des listes des participantes avec une recherche selon de nombreux critères.
Le répertoire des contacts externes

Gérez les contacts externes à l’association.


Bailleurs de fonds, professionnels mandatés, bénévoles, partenaires, entreprises, etc. Profils reliés automatiquement à vos outils d'email et agenda et organisés avec des libellés.

Réunir dans un seul endroit les données sur vos partenaires vous permet de :

  • Lier vos partenaires avec les actions que vous enregistrer dans le Journal, afin de trouver et partager aisément les informations avec vos employé-e-s
  • Inclure les actions réalisées avec vos partenaires dans les statistiques
  • Faciliter l’envoi des emails groupés ou des newsletters

Exemples de partenaires :

  • Bailleurs de fonds et donateurs qui soutiennent votre association
  • Bénévoles
  • Partenaires dans l’administration publique
  • Entreprises dans lesquelles les bénéficiaires de votre association travaillent

Vous pouvez organiser vos partenaires avec un ou plusieurs libellés que vous créez selon vos besoins. Vous trouverez automatiquement ces libellés également dans vos outils d'email (Gmail, Mailchimp, etc.) afin d’envoyer facilement des emails groupés à vos contacts externes.

En savoir plus

Journaliser le suivi des actions que vous entreprenez avec vos bénéficiaires et contacts externes.


L’historique de toutes vos activités, avec notes et commentaires. Organisé par catégories des services selon vos besoins. La source pour toutes vos statistiques.

Les employés de votre association saisissent dans le Journal toutes les actions qu’ils entreprennent, avec de nombreuses informations comme le type de travail, les bénéficiaires ou autres contacts externes ayant participé, commentaires sur l'activité, etc. Les actions sont organisées dans des services que vous pouvez facilement personnaliser selon les spécificités de votre association.

Les journalisations des activités permettent de :

  • Garder le suivi de l’historique des activités entreprises avec chaque bénéficiaire
  • Faciliter le partage des informations entre les employés
  • Faciliter l’obtention des statistiques sur la performance de votre association, pour votre propre évaluation ainsi que pour les bailleurs de fonds et donateurs qui vous soutiennent

Exemple de services et actions :

Services Actions
Accueil Accueil et présentation de l’association
Cours Inscription aux cours
Consultation Prise de RDV, consultation, étude de dossier
Coaching Entretien, évaluation
Partenariats Prospection, organisation et participations aux évènements
En savoir plus

La journalisation des activités

Obtenez des rapports et des statistiques pour vous et vos bailleurs de fonds.


Nombreux rapports, statistiques et indicateurs de performances standards. Personnalisables selon vos besoins.

Exemple de l’un des nombreux rapports disponibles
Exemples d’indicateurs clés avec la mise en évidence des cibles par des couleurs

Les statistiques sont importantes pour votre association, car elles permettent d’évaluer la performance de votre travail pour vous-mêmes ainsi que pour les bailleurs de fonds et les donateurs qui vous soutiennent. 

Le Journal d’association offre de nombreux rapports standards qui vous permettent de couvrir un large panel de vos besoins en statistiques. Nous pouvons également adapter le système à vos besoins.

Il est également possible de saisir des statistiques anonymes pour les activités avec vos bénéficiaires dont vous n’avez pas besoin d’enregistrer des données personnelles. Ces statistiques anonymes sont automatiquement ajoutées aux statistiques nominatives de sorte à avoir des statistiques complètes sur vos bénéficiaires et activités.

Intégration avec vos outils d’email et agenda comme Google, Mailchimp, etc.


Retrouvez vos données automatiquement dans vos outils d’email et agenda : profil des bénéficiaires et des contacts externes, libellés, services utilisés, horaires des cours et formations, réservation des salles, etc. Envoyer des emails groupés n’a jamais été si simple.

L’email ainsi que l’agenda sont devenus des outils de travail essentiels, raison pour laquelle ils doivent être totalement intégrés avec vos données. Le Journal synchronise automatiquement vos données avec vos outils d’email et agenda (Gmail, Mailchimp, etc.).

Bénéfices :

  • Faciliter l’envoi des emails groupés ou des newsletters. Les libellés que vous créez dans le Journal se retrouvent automatiquement dans l’outil email afin que vous puissiez les utiliser pour des envois groupés. Des libellés sont créés automatiquement également pour divers types d’action comme les inscriptions aux cours, l’organisation des évènements ou les prestations des services.
  • Accéder directement à partir de votre outil email aux données des contacts, que ce soit les bénéficiaires de vos services ou les partenaires de travail externes à l’association. Vous n’avez pas besoin de saisir à double ces données : vous les saisissez uniquement dans le Journal.
  • Gérer efficacement les personnes qui ne souhaitent plus être contactées par email. Vous gardez leurs données dans le Journal mais celles-ci sont automatiquement exclues de votre outil email.
  • Mise à jour automatique de l’agenda avec les horaires de vos prestations (RDV, cours, formations, réservations de salles, etc.).
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Exemple de profil Google Contact ainsi que des libellées (sur la gauche) automatiquement synchronisés avec les données du Journal

Gérer vos cours, formations ou évènements collectifs.


Horaires, salles, présences, intervenants, factures, paiements, attestations, lettres : ces fonctionnalités viennent compléter la journalisation de base, dans le cas où vous avez besoin d’une gestion plus complète de vos cours, formations ou évènements collectifs.

Gérer les facturations et les paiements des cotisations et des services.


Vos processus de facturation et de contrôle des paiements sont facilités grâce au fait que les données sont centralisées et liées dans le Journal : données des bénéficiaires, données de consommation de services, cotisations, dates des factures et des paiements, etc. La comptabilité, quant à elle, reste gérée en parallèle avec votre logiciel habituel.

Adaptation et prix


Nous pouvons adapter le système à vos besoins afin d’y intégrer des fonctionnalités manquantes, à condition que les changements s’encadrent dans le concept général du logiciel.

Le coût de l’acquisition du système dépend des fonctionnalités dont l’association a besoin ainsi que de l’ampleur des adaptations nécessaires. La réalisation en commun avec d’autres associations permet de réduire les coûts de développement de manière significative par rapport à ceux d’un système sur mesure pour une seule association.

Chaque association qui participe au projet de développement en commun apporte des adaptations et des fonctionnalités spécifiques qui sont quelques fois utilisés et mise à profit également par d’autres associations. Le système est le même pour toutes les associations. Si une fonctionnalité n’est pas utilisée par une association, elle ne sera pas accessible pour celle-ci. Étant donné que les fonctionnalités sont utilisées en commun par toutes les associations, il se peut que certains détails ne soient pas utiles pour toutes les associations (champs, boutons, etc.). Nous pensons néanmoins que l’utilisation de ces fonctionnalités reste bien adaptée à toutes les associations, car les besoins en termes de système informatique sont très semblables. A noter que chaque association aura ses propres données séparées des autres associations.

Témoignages sur l’utilisation du Journal chez l’association découvrir


Dans le cadre des subventions reçues par des institutions étatiques ou des fondations privées, un certain nombre d’indicateurs et de résultats doivent être fournis. Grâce au système actuel, nous pouvons extraire la majeure partie des statistiques demandées pour chaque prestation de l’association. A terme, nous souhaitons que l’ensemble des indicateurs puissent être calculés automatiquement par le système.

Le système est simple d’accès, avec une ergonomie très semblable à un site internet, comportant des rubriques/pages identifiables et un graphisme attrayant (taille des textes, couleurs, repérage des rubriques, etc.). L’équipe de collaboratrices s’est rapidement familiarisée à ce nouvel outil, après avoir été formée à sa navigation.

Lors de l’implémentation du système, toutes les données contenues précédemment dans Access ont pu être récupérées, soit depuis 2012. Puis le système a continué à être alimenté avec de nouvelles données.

Le système offre l’avantage de pouvoir produire, via des mots-clés, des listes de personnes correspondant aux critères recherchés (ce qui est très utile pour identifier des candidates lors de la réception d’une offre d’emploi par exemple). De plus, comme découvrir est active dans le domaine de l’insertion professionnelle, il était nécessaire d’intégrer une nomenclature suffisamment fine des domaines professionnels et des métiers pour pouvoir ensuite enregistrer puis retrouver les usager-ère-s de manière précise.

Une fonctionnalité nouvellement exploitée concerne la possibilité de faire des listes de personnes, pour différents usages. Il s’agit, par exemple, de répertorier toutes les personnes intéressées à suivre notre programme de coaching et de formation en 2020. Ces listes étaient faites auparavant sur Excel et demandaient un travail supplémentaire et fastidieux de mise à jour et de vérification entre la base de données et Excel.

Toutes les données stockées dans Gmail (service de messagerie utilisé par l’Association) ont pu être basculées dans le système. De plus, une grande partie des données contenues dans des tableaux Excel a pu également être transférée. Cela permet de limiter le nombre d’applications utilisées au quotidien, d’éviter ainsi une perte d’informations, voire des erreurs dans l’enregistrement de données et de gagner un temps précieux en diminuant le nombre de plateformes de travail.

Les données personnelles des usagères enregistrées sur Gmail sont automatiquement synchronisées avec les données du système. Cela permet notamment :

  • d’accéder directement depuis Gmail à toutes les données concernant une usagère (données personnelles mais aussi les activités entreprises avec l’association);
  • d’envoyer aisément des emails groupés, par exemple à toutes les usagères venues en 2019;
  • d’éviter l’envoi de courriels à des adresses mail erronées.

Pour garantir une utilisation à la fois correcte et aisée de l’outil, des bannières expliquant telle ou telle fonctionnalité ont été insérées. Cela permet de rendre la navigation la plus autonome possible plutôt que de faire appel à un manuel d’utilisation ou de contacter les administrateurs du système.

  • Gestion avancée des cours et formations : actuellement, une grande partie de la gestion des cours se fait sur Excel. Il manque une gestion plus efficace des inscriptions, des courriers et attestations, du suivi des présences, etc.
  • Gestion de la facturation et des paiements : la gestion des factures et des paiements nécessite une amélioration. Les factures sont en effet envoyées avec des bulletins de versement vides, à remplir à la main, ce qui engendre de potentielles erreurs. De plus, retrouver les paiements, les factures et les rappels déjà envoyés est un travail fastidieux et chronophage. Il est prévu que les paiements soient automatiquement importés depuis la banque, afin de ne plus les saisir manuellement. L’envoi, une fois par année, d’un millier de lettres de demande de cotisation à nos membres est conséquent et serait facilité par les nouvelles fonctionnalités envisagées.
  • Vérification automatique des adresses postales ainsi que des adresses des courriels
  • Compilation de l’ensemble des indicateurs de performance et autres statistiques

Qui sommes-nous ?


Le logiciel Journal d’association est développé par Algoritmo Digital, une entreprise de services informatiques basée au Portugal, en collaboration en Suisse avec Mihnea Niculescu et Charles Lins. Le projet, initié en 2018 à l’association découvrir, consiste dans le développement d’un système informatique pour les associations genevoises œuvrant dans le domaine de l’action sociale et ayant des besoins similaires. Pour plus de détails, veuillez lire cette page.


Mihnea Niculescu

Analyse des besoins et évaluation des solutions pour des systèmes informatiques dans le domaine de la santé et de l’action sociale depuis plus de 5 ans.


Paulo Lins

Analyste de systèmes et développeur de logiciels depuis plus de 20 ans. Développement de solutions de gestion stratégique pour l'industrie pétrochimique.


Charles Lins

Plus de 10 ans d'expérience en infrastructure informatique. Responsable de l'installation, de la configuration et de la gestion des solutions informatiques.

Contact


Nous faisons volontiers une analyse préliminaire gratuite et sans engagement dans votre association, en trois étapes :

 
  • 1.Identification succincte de vos besoins en termes d’outils informatiques.
  • 2.Analyse du pour et du contre des différentes options suivantes : continuer avec vos outils existants, les améliorer, acquisition du logiciel que nous proposons, acquisition d’un logiciel déjà existant sur le marché, développer un logiciel sur mesure.
  • 3.Le résultat de l’analyse vous est donné sous forme d’un document de décision afin de vous aider à faire votre choix.
 

Même si votre domaine d’activité n’est pas l’action sociale, il se peut que vos besoins soient en partie ou totalement couverts par le système que nous offrons. Nous pouvons également adapter, suivant les cas, le système à vos besoins afin d’y intégrer des fonctionnalités manquantes.

Le coût de l’acquisition dépendra des fonctionnalités choisies et sera inférieur au prix du marché pour le développement d’un système sur mesure équivalent grâce à notre approche de développement en commun avec d’autres associations.

Suisse
+41 078 815 87 97

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Conditions contractuelles : vous pouvez télécharger ici le modèle du contrat que nous proposons.